Composição Administrativa (Estrutura Organizacional)

por Aécio Sousa publicado 10/04/2021 11h10, última modificação 04/10/2021 19h24
CONFIRA AS COMPETÊNCIAS DE CADA SETOR DA CASA LEGISLATIVA:


A Câmara Municipal de Valença tem a seguinte composição administrativa e consequentes competências: 


1 – Gabinete da Presidência;
2 – Diretoria Administrativa;
3 – Procuradoria Jurídica;
4 – Controladoria;
5 – Secretaria Geral;
6 – Contabilidade;
7 – Tesouraria;
8 – Departamento de Plenário, Gabinete e Cerimonial;
9 – Departamento de Documentação e Preservação Histórica e Cultural;
10 – Assessoria Parlamentar.
 

1 – Gabinete da Presidência

O Gabinete da Presidência é órgão subordinado diretamente ao Chefe do Legislativo e tem por finalidade prestar assistência ao Presidente da Câmara na execução de suas atividades e atribuições, competindo-lhe:
I. Coordenar a representação social e política do Presidente;
II. Preparar e encaminhar o expediente do Presidente;
III. Coordenar o fluxo de informações e as relações públicas e parlamentares do Presidente;
IV. Exercer as funções de relações com outros órgãos e grupos sociais e políticos organizados;
V. Prestar assistência pessoal ao Presidente;
VI. Preparar e expedir a correspondência do Presidente;
VII. Preparar, registrar, publicar e expedir os atos do Presidente;
VIII. Executar ou transmitir ordens e decisões do Presidente nos assuntos de sua competência;
IX. Exercer outras atribuições necessárias ao cumprimento de suas finalidades.
 
 

2 – Diretoria Administrativa


Administração de Pessoal:

I. promover a realização de concursos públicos para admissão de servidores;
II. planejar a alocação interna de pessoal, se necessário;
III. elaborar, participar e desenvolver a política de salários e benefícios da Câmara;
IV. preparar os atos necessários à nomeação, manutenção e desinvestidura de servidores;
V. organizar e manter atualizados os prontuários e os assentamentos individuais dos servidores e vereadores;
VI. controlar a frequência de servidores fazendo as anotações nos respectivos assentamentos individuais;
VII. elaborar a folha de pagamento de servidores e vereadores, indicando os respectivos descontos;
VIII. preparar e controlar os atos de concessão de direitos e vantagens aos servidores, previstos na legislação vigente;
IX. prestar esclarecimentos aos servidores sobre sua vida funcional;
X. expedir certidões de sua competência;
XI. preparar todos os demais atos relativos a pessoal.

3 –  Procuradoria Jurídica

Serviço de representação judicial e extrajudicial da Câmara Municipal;
Serviço de Apoio jurídico às atividades jurídico-legislativas;
Serviço de Apoio aos Departamentos.

4 –  Controladoria Interna

Efetivar a avaliação da gestão da Câmara e o acompanhamento dos programas e políticas públicas bem como, evidenciando sua legalidade e razoabilidade, avaliar os seus resultados no que concerne à economia, eficiência e eficácia da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional dos órgãos e entidades municipais. O Sistema de Controle Interno terá como órgãos setoriais a Contabilidade e a Secretaria Geral os quais se reportarão à Presidência da Câmara no que concerne à prestação de informações a suas atividades.
 
 

5 –  Secretaria Geral

Exerce funções subordinadas diretamente ao Presidente. É órgão de apoio das atividades legislativas, tendo por finalidade executar tarefas e serviços auxiliares ao Processo Legislativo, sendo de sua competência:
 
I. Receber, distribuir, controlar e arquivar documentos da Câmara;
II. Conservar, guardar, registrar e arquivar documentos do Plenário;
III. Proceder a organização dos documentos ao expediente da Câmara;
IV. Remeter, mediante autorização da Presidência, documentos que dependem da sanção do Prefeito;
V. Organizar e manter atualizado o cadastro de leis municipais;
VI. Gravação dos pronunciamentos realizados no Plenário;
VII. Superintender todos os trabalhos da Secretaria, executando ou mandando executar os serviços correlatos à sua função.
 
 

6 – Contabilidade

A Contabilidade exerce funções subordinadas ao Presidente. É órgão central das atividades financeiras, tendo por finalidade executar tarefas na área de Contabilidade e Setor Pessoal, sendo de sua competência:
 
I. Atividades de controle e emitir relatórios (anexos) conforme os dispositivos da Lei de Responsabilidade Fiscal e legislação aplicável;
II. Elaborar prévia de orçamento da Câmara e a proposta a ser incluída no orçamento do Município;
III. Acompanhar a execução orçamentária da Câmara, provendo a Mesa e vereadores das necessárias informações pertinentes a esse processo;
IV. Assessorar a Mesa em assuntos contábeis e orçamentários da Câmara;
V. Emitir balancetes mensais, bimestrais, quadrimestrais, anuais, dentre outros;
VI. Cuidar, organizar, administrar, toda a rotina que estiver relacionada com as atividades do servidor.
 
 

7 – Tesouraria

Exerce funções subordinadas ao seu Presidente. É órgão auxiliar das atividades financeiras, tendo por finalidade executar tarefas na área de execução financeira, sendo de sua competência:
 
I. Manter o controle dos depósitos e retiradas bancárias, conferindo[1]os com os extratos das contas correntes;
II. Retirar talonários de cheques, extratos e saldos bancários;
III. Emitir cheques para pagamento de processos diversos, assinando-os juntamente com o Presidente;
IV. Assinar os balancetes financeiros mensais, bimestrais, quadrimestrais e anuais;
V. Assinar conciliação bancária, dentre outros documentos contábeis-financeiros emitidos pela Contabilidade;
VI. Assinar, rubricar e enumerar todos os processos de pagamentos efetuados nas prestações de contas mensais encaminhadas ao TCM.
 
 

8 – Departamento de Plenário, Gabinete e Cerimonial

I. Realizar trabalhos de digitação de natureza variada;
II. Redigir expedientes administrativos; elaborar e manusear fichários;
III. Realizar gravação de reuniões e sessões; extrair certidões;
IV. Proceder à classificação, separação e distribuição de expedientes;
V. Orientar a circulação interna de processos e outros expedientes;
VI. Auxiliar na procura e arquivamento de processos e expedientes em geral; 
VII. Auxiliar no recebimento e armazenamento de material;
VIII. Prestar atendimento ao público, fornecendo informações mediante autorização de superior;
IX. Auxiliar na elaboração de atos oriundos das decisões em plenário;
X. Preparar antecipadamente a logística para a realização de eventos e solenidades;
 
 

9 – Departamento de Documentação e Preservação Histórica e Cultural

Órgão diretamente ligado ao Gabinete da Presidência, tem por finalidade a reunião e guarda de toda a documentação histórica da Câmara, mantendo acervo histórico atualizado para consulta do público em geral e executar tarefas nas áreas de Documentação e Arquivo.
 
 

10 – Assessoria Parlamentar

a) redigir ofícios, proposições que lhe forem solicitados sobre assuntos oficiais;
b) providenciar, junto ao Gabinete e Diretores, informações que lhe forem solicitadas pelos vereadores sobre assuntos de interesse, para a elaboração de proposições;
c) solicitar a colaboração de assessoria técnica e dos Assessores Parlamentares para o desenvolvimento destas atividades.
 
 
 
Outros Órgãos da Câmara
 
Assessoria às Comissões
a) secretariar as reuniões das Comissões, lavrando as respectivas atas;
b) submeter ao despacho dos Presidentes das Comissões as proposições e outros documentos a elas distribuídos;
c) preparar e digitar os pareceres e ofícios determinados pelos integrantes das Comissões;
d) encaminhar os processos ao expediente com os respectivos pareceres, para que possam ser incluídos na ordem do dia, ou, por determinação do Presidente da Comissão;
e) arquivar cópias dos pareceres e votos em separado, com anotação dos signatários.


Documentação
a) organizar e manter os fichários de leis, decretos legislativos, resoluções e demais normas referentes a assuntos municipais;
b) manter biblioteca, contendo documentos históricos e de interesse geral, legislação, livros e periódicos de utilidade para o desempenho das funções legislativas;
c) arquivar leis, decretos, resoluções, regulamentos e normas, em ordem cronológica, após sua publicação;
d) executar levantamentos na legislação municipal, federal e estadual a pedido da Presidência, das Comissões, dos Vereadores ou Diretores;
e) fornecer cópias de leis, decretos legislativos, resoluções ou outros atos às autoridades competentes;
f) providenciar o tombamento e o arquivo do livro de atas e anais da Câmara;
g) lavrar em livros próprios os termos de posse do Prefeito, Vice-Prefeito, Vereadores e suplentes, bem como os de extinção dos respectivos mandatos;
h) transcrever em livro próprio e arquivar as declarações de bens do Prefeito, Vice-Prefeito e Vereadores, por ocasião da posse e do término dos mandatos.


Serviço de Informática
a) coordenar a manutenção e a implantação dos vários sistemas eletrônicos de processamento de dados administrativos e legislativos;
b) organizar sistemas de banco de dados pertinentes aos trabalhos administrativos e legislativos;
c) assistir, no que for necessário, os usuários, na operação dos equipamentos;
d) providenciar os reparos e consertos dos equipamentos;
e) propor e coordenar cursos e treinamentos necessários ao aprimoramento dos sistemas.

Licitação e Compras
a) promover os procedimentos licitatórios para aquisição de materiais, execução de obras e serviços, de acordo com a legislação pertinente;
b) manter cadastro de fornecedores e de preços para agilizar o procedimento de compra;
c) manter sob guarda e controle, em local apropriado, os materiais adquiridos, zelando pela sua conservação e efetuando os inventários periódicos;
d) propor e efetuar os contratos de seguros e de serviços da Câmara, além de zelar por seu cumprimento;
e) registrar e controlar a existência, localização e condição de uso de todos os bens patrimoniais da Câmara, anotando as mutações patrimoniais ocorridas em cada exercício;
f) elaborar, anualmente, o inventário dos bens patrimoniais para a elaboração do balanço.

Material e Patrimônio
a) comprar materiais e equipamentos que independam de procedimento licitatório;
b) manter cadastro de fornecedores e de preços para agilizar o procedimento de compra;
c) receber os materiais dos fornecedores e conferir sua qualidade e quantidade;
d) manter sob guarda e controle, em local apropriado, os materiais adquiridos, zelando pela sua conservação e efetuando os inventários periódicos;
e) propor e efetuar os contratos de seguros e de serviços da Câmara, além de zelar por seu cumprimento;
f) registrar e controlar a existência, localização e condição de uso de todos os bens patrimoniais da Câmara, anotando as mutações patrimoniais ocorridas em cada exercício;
g) elaborar, anualmente, o inventário dos bens patrimoniais para a elaboração do balanço;
h) controlar as atividades das máquinas copiadoras, cuidando de sua manutenção;
i) organizar e supervisionar os serviços de segurança, telefonia e manutenção das instalações da Câmara.

Protocolo, Arquivo e Zeladoria
a) receber todos os papéis que devam ser objeto de protocolo, autuação e controle;
b) autuar e encaminhar às unidades competentes os processos e demais papéis;
c) prestar informações à Presidência, Vereadores e Diretores sobre processos e papéis recebidos, expedidos ou arquivados;
d) encaminhar, anualmente à Administração os documentos recebidos para o arquivo;
e) efetuar, conforme o caso, o registro, classificação, andamento e arquivamento dos documentos e papéis recebidos ou produzidos pela Câmara;
f) manter em perfeita ordem toda a documentação arquivada de forma a localizar, com presteza e exatidão, quando requisitados ou procurados para busca;
g) rever, periodicamente, os processos e documentos arquivados, propondo a destinação conveniente;
h) providenciar a conservação e restauração de documentos;
i) reclamar, junto aos respectivos requisitantes, os processos retirados e não devolvidos dentro do prazo que for estabelecido para estudo ou conhecimento da matéria deles constantes;
j) executar a limpeza das áreas internas e externas da Câmara;
k) manter o serviço de copa;
l) verificar e executar pequenos serviços gerais e de manutenção das instalações.

Transporte
a) conservar em perfeitas condições de uso dos veículos, procedendo a manutenção preventiva e corretiva;
b) atender às requisições de transporte, quando feitas pelos vereadores, devidamente autorizadas pela Presidência;
c) elaborar relatório mensal contendo todas as informações referentes às viagens realizadas no mês.